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学会这三招,让你不再怕打国际电话!

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在日常外贸工作中除了发邮件跟客户沟通,还有一个更好的沟通方式:电话。对于刚进入这个行业的新人来说,在业务还不熟悉的情况下,对自己口语没有自信,一般不敢直接给国外客户打电话,在此分享些给国外客户打电话的技巧。

 


1.选择合适的电话系统



a.使用座机,缺点是资费贵,不在办公室时就用不了;优点是通话质量比较稳定,客户回拨可以找到你。


b.使用Skype,缺点是信号不好时,通话质量不佳;Skype中国版显示的号码不是自己的,客人要是想回拨找你,找不到人(据说美国版本可以设置自己的电话号码)。个人不推荐。

另外还可以使用国际长途IP卡,可以淘宝搜索“国际长途IP卡”,我们用的一款可以绑定固定电话和多个手机号,这样即使下班回家或出差,都可以用自己手机打电话给客户,非常便捷(此卡除了部分国家客服电话不能拨外,可以打全世界各国的电话,详情咨询淘宝客服哦)



2.选择合适的时间拨打电话



因我们与国外存在时差,所以打电话的时间选择很关键。而给国外客人打电话的最佳时间是周二至周四,时间最好是客人当地时间的10:00-11:00或15:00-16:00,因为周一是一周的开始,周五是工作最后一天(中东国家周五就开始休息),国外客人也许还没有进入工作状态或已准备休息。

 

打电话前提前想好思路,打好草稿

a.首先是电话接通后的打招呼,不要被初中英语带歪,如下:

A: Hello,this is Alice from XXX company. Is that Mr. Bruce?

B: Yes, this is Bruce. How are you Alice?

A: I'm fine, thank you, and you?


以上的回答没问题,但是太死板,无法引入接下来的正题。可以选择这样回答:


A: Pretty bad, Bruce (此处声调缓慢低沉,表现出沮丧的心情)

客人能从你的声音中听出你的心情,肯定会追问"What happened?" 接下来你就可以引入正题,告诉客人生产过程出现什么问题,有哪些对应的方案选择,需要客人确认。


b.根据打该通电话目的模拟通话过程及客户可能的回答,想好对策


Have you received the email I sent yesterday which subject is XXX ? 联想客户答复没有收到,你可以这样接: All right, thank you for your feedback. I'll resend the email immediately, please kindly check later. 若客户的答复是收到了,可以这样接:With regard the email, attachment shows some best sellings in your market. Do you have any interest in it? 当你联想客人可能的回答以及进一步追问的情形,电话中你就可以应变自如,试一试会有意料之外的收获。


c.若前台接的电话可以这么说:

Could you put me through to the purchase department?  

   


3.接听电话前准备工作



看到国外号码的电话,记得准备好纸笔以便记录;接听后,礼貌的说:"Hello, this is Alice speaking!" 若是无法从声音辨别出是哪位客户,可以插一句: "Excuse me, who is speaking?",若对客人的名字没有印象,可以问: "Have you sent me the email before?"马上着手找邮件,另回复客户:"Thanks for your calling."(此处邮箱分门别类会更方便找到邮件)当确认对方是谁后," What is the matter with you? What can I do for you?"当听不出客人说的是什么时,可以告诉客人电话信号不好,稍后会与客人邮件确认。

 

其他注意事项


a.不要给自己心理负担,怕自己说的老外听不懂,尽管说,若老外听不懂也会跟你说的。


b.控制语速,最好一个词一个词说,既让客户听懂,也能让客户放慢语速和你通话。另外打电话时保持微笑,声音大声,不要让客人觉得你很随意。客人可以通过声音感受你的态度和精神。


c.打电话过程不要只顾自己说,更不要一口气说完所有内容,说一段话要问客人想法,这样双方才能有效沟通。


d.打电话是尽量简说不要使用太复杂的句子,也不宜太长。比如 I am sorry I didn't hear you clearly, I beg your pardon?------可以表达为:Sorry?


e.电话挂断时,记得等客户先挂了电话再挂


努力充实自己,多模拟场景。除了多学习外贸知识外,日常可以用国外的聊天工具和外国人多聊;掌握基本的电话用语,学会称赞"you are so kind/friendly" "nice to talk with you""Glad to speak with you" " your voice is so nice" 。




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